Lang leve de deadline!

Een vergadering die voor twee uur ingeroosterd staat duurt altijd twee uur. Of langer. Een project waarvoor een half jaar uitgetrokken is duurt altijd een half jaar. Of langer. En een taak op je to-do-lijstje die je inschat op een middag duurt altijd een middag. Of langer.

Dit wordt ook wel de Wet van Parkinson genoemd. Volgens die wet duurt een project zolang als je ervoor uittrekt of langer. Nooit korter! We stellen ons namelijk in op de vastgestelde tijd en maken hem vol. Zelfs als dat niet nodig is en het sneller kan. Als je iemand inhuurt voor een klus van 20 uur per week, dan zal hij er 20 uur per week aan besteden. Of zoals een collega van mij ooit zei: Geef iemand een bureau en voordat je het weet, ligt zijn bureau vol, zitten zijn laden vol en staat zijn agenda vol.

Als je de Wet van Parkinson kent, kun je er rekening mee houden. Je weet dan immers dat meer tijd voor een taak inplannen zinloos is. Ik pas dit steeds vaker in mijn werk toe en bespaar daarmee zeeën van tijd. Bijvoorbeeld als ik een lezing moet voorbereiden. Ik lever graag maatwerk en ben ook nog eens perfectionist. Twee eigenschappen die garant staan voor een te lange voorbereiding. Terwijl dat inmiddels door mijn ervaring niet nodig is.

Dus wat doe ik sinds kort: ik bereid een lezing op zijn vroegst de dag ervoor voor. Of zelfs pas de avond ervoor. Dan kan ik me er namelijk niet te lang zorgen over maken. Of steeds weer dingen veranderen, aanpassen en bijschaven. Ik heb minder tijd om te twijfelen, moet scherpere keuzes maken en beter nadenken over de essentie van de boodschap die ik over wil brengen. 
Ook nu pas ik het toe: de column die je nu leest, moet ik over een kwartiertje opsturen. En dat gaat lukken. Het is wel even stressen op het laatst, maar als ik er drie dagen geleden aan was begonnen, had ik nu ook zitten stressen voor de laatste aanpassingen. Ik ken mezelf. Bovendien, zo werkt het met deadlines.

Dus lang leve de deadline!

Probeer het eens uit: schat de tijd voor een project, een taak of een bijeenkomst nu eens niet te ruim, maar juist vrij krap in. En kijk wat er gebeurt. Ga je je haasten? Blijk je genoeg tijd te hebben? Blijf je gefocust op de hoofdzaken in plaats van op allerlei bijzaken? En het belangrijkste: haal je ondanks de krappe planning je deadline??

Disclaimer: de schrijver van dit blog aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het overschrijden van deadlines door de lezers. Uiteindelijk moet je de tijd die je nodig hebt voor een taak of project altijd zo goed en realistisch mogelijk inschatten. En van jezelf weten welk type klus je last-minute voor elkaar kunt krijgen en waar je ruimer de tijd voor moet nemen. Maar ben je een deadline-werker, maak er dan gebruik van!

De Wet van Parkinson verscheen eerder als digitale bijlage bij het boek Versimpelen. Hier kun je deze versie downloaden: www.versimpelen.info/downloadextratools